Bunga Rampai Persoalan HRD

Bunga Rampai Persoalan HRD

UMUM

 

Dalam mengelola sumber daya manusia, perlu dipikirkan beberapa hal yang berkaitan dengan itu. Jumlah karyawan yang harus ada, status karyawan, pemanfaatan tenaga outsourcing, dan magang yang lazim dalam dunia perhotelan. Dalam rangka mengoptimalkan pelayanan terhadap tamu, perlu dipilih karyawan yang pas, baik kompetensi maupun jumlahnya. Terlalu banyak karyawan tentu saja tidak baik dan kompetensi yang kurang  juga akan menurunkan kualitas layanan. Untuk itu, dalam uraian di bawah ini akan dijelaskan beberapa hal menyangkut operasional hotel yang dikaitkan dengan kepentingan pengendalian Sumber Daya Manusia. Memahami layanan untuk berbagai macam karakter orang dan situasi akan memudahkan karyawan dalam menjalankan tugas. Tamu yang dilayani juga akan puas. Pada akhirnya, operasional hotel berjalan dengan baik dan bisnis lancar.

RASIO KARYAWAN

Setelah memerhatikan jumlah karyawan sesuai kepentingan, perlu diperhatikan juga praktik ketenagakerjaan hotel selama ini yang banyak menggunakan parameter rasio karyawan. Rasio karyawan yang merupakan perbandingan antara jumlah kamar dengan jumlah karyawan telah ditetapkan sesuai dengan patokan tertentu. Jumlah karyawan yang dihitung adalah karyawan dengan status tenaga tetap dan tenaga kontrak.

Secara tradisional, rasio karyawan antara 1:1,2 sampai 1,6. Artinya setiap 1 kamar dilayani oleh 1,2 sampai 1,6 karyawan. Sebagai contoh, sebuah hotel dengan jumlah kamar 100 maka jumlah karyawan di hotel tersebut antara 120 sampai 160. Ini adalah metode lama.

Pedoman rasio karyawan secara konvensional sering menggunakan tolak ukur dan jumlah kamar hotel ditambah dengan fasilitas hotel yang ada, seperti kolam renang, ballroom, spa, fitness, dan sebagainya.

Dalam kondisi yang serba modern ini, tentu ada beberapa tenaga kerja yang bisa dihemat karena kemajuan teknologi. Ada komputer, alat-alat yang canggih dan bisa mempermudah serta mempercepat proses kerja. Penggunaan alat ini tentu harus diimbangi dengan pengkajian tenaga kerja yang dibutuhkan pada unit atau bagian tertentu. Dengan demikian, diharapkan tenaga kerja benar-benar efektif dan rasio karyawan bisa sangat memadai. Tidak begitu banyak seperti tahun-tahun lalu.

Pandangan hotel baru yang mulai keluar dari perhitungan konvensional adalah dengan melakukan penyederhanaan pekerjaan, struktur organisasi serta melakukan multitasking atau multiskill setiap karyawan. Dengan metode ini, setiap karyawan wajib menguasai beberapa elemen pekerjaan sehingga seorang karyawan bisa dipekerjakan dengan menggunakan lintas job, bahkan lintas departemen.

Keuntungan dengan memanfaatkan penggunaan lintas job adalah karyawan semakin terampil dalam beberapa bidang pekerjaan yang ada di hotel. Misalnya, seorang kasir bisa melayani dengan baik ketika yang bersangkutan ikut membantu sebagai waitress. Demikian juga seorang steward bisa ikut memasak nasi goreng yang enak karena telah dilatih dengan baik dan diuji. Keuntungan lain bagi karyawan jika dia ingin pindah atau melakukan usaha sendiri, jelas akan lebih mudah mencari pekerjaan. Bagi yang melakukan usaha sendiri juga akan merasa lebih mampu menjalankan usaha karena bidang yang digeluti sudah cukup banyak.

Bagi perusahaan, jelas ada keuntungan yang didapat karena jumlah karyawan akan berkurang. Artinya, jumlah fixed cost akan lebih terkendali, yang akhirnya akan menekan gaji karyawan dan menyebabkan adanya peningkatan performance perusahaan.

Dengan jumlah karyawan yang terbatas karena tiap karyawan memiliki keterampilan yang bagus, akan membawa berkah bagi diri karyawan, yaitu uang service yang dibagi kepada seluruh karyawan akan melonjak karena jumlah pembagi menjadi kecil. Uang service yang terkumpul, katakan dalam sebulan terkumpul Rp 120.000.000,00 yang dibagi dengan 150 karyawan, masing-masing akan mendapatkan Rp 800.000,00 tentu saja akan lain jika karyawan dalam hotel hanya berjumlah 100 orang. Setiap karyawan akan menerima Rp 1.200.000,00. Beda Rp 400.000,00 per bulan pasti akan sangat berharga bagi karyawan.

Perlu diperhatikan disini, perhitungan rasio karyawan dengan jumlah kamar. Dasar yang dipakai untuk menghitung rasio adalah jumlah kamar dibandingkan jumlah karyawan dengan status permanen ditambah dengan karywan kontrak, sedangkan karyawan dalam masa percobaan, tidak dimasukkan. Penggunaan tenaga outsourcing, trainee, daily worker juga tidak masuk dalam perhitungan rasio.

Atas dasar itulah manajemen harus memainkan jumlah karyawan dengan status kontrak dan karyawan tetap. Tenaga trainee atau apapun namanya di luar karyawan tetap dan kontrak bisa ditambah dan dikurangi sesuai dengan kebutuhan secara fleksibel. Sepanjang memang diperlukan, maka akan ditambah, sedangkan kalau memang tdak atau belum dipikirkan, jangan ditambah agar biaya tidak melonjak.

PENGATURAN WAKTU KERJA

Hotel memiliki kewajiban mempekerjakan karyawan yang diatur dalam Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama, yaitu paling lama 40 (empat puluh) jam seminggu, sebagaimana diwajibkan dalam peraturan perundangan ketenagakerjaan. Ketentuan tersebut adalah mutlak dan tidak bisa ditawar. Namun, peraturan perundangan tidak menjelaskan berapa kali karyawan harus masuk kerja dalam sehari karena hak itu masuk ke ranah manajemen, manajemen boleh mengatur jam karyawan masuk, hari kerja, jam pulang, jam istirahat, dan sebagainya.

Hari kerja perusahaan pada umumnya adalah Senin sampai dengan Sabtu. Hari Minggu adalah hari istirahat untuk pola 6 (enam) hari kerja dalam seminggu. Apabila sifat pekerjaan dan atau kegiatan perusahaan menghendaki, pimpinan perusahaan dapat menentukan hari lain sebagai hari kerja atau hari istirahat. Bisnis hotel yang harus buka 24 jam tentu harus menentukan dan mengatur karyawan sedemikin rupa sehingga hotel harus berjalan sesuai dengan sifat bisnis.

Praktik perhotelan sering memadukan pola kerja menjadi pola 6-1, atau 5-1 dan untuk back office 5-2. Dalam peraturan perundangan, tidak diatur mana yang akan dipilih perusahaan atau hotel. Semua diserahkan kepada manajemen yang tentunya telah dihitung untung dan rugi setiap penggunaan pola tersebut. Bagi back office, ada pula yang menggunakan pola 6-1 atau 5-2 dengan alasan masing-masing. Berikut ini penjelasan masing-masing penggunaan pola kerja yang berbeda dengan untung rugi penerapannya. Silakan tentukan pola yang akan dipilih.

POLA 5-2

Pola 5-2 adalah karyawan masuk kerja selama lima hari berturut-turut dengan delapan jam kerja sehari, lalu mendapatkan libur selama dua hari. Pola ini banyak digunakan pada perkantoran dan sekitar perbankan. Hari kerja umumnya adalah Senin sampai Jumat, sedangkan hari Sabtu dan Minggu libur. Kadang, pola ini juga digunakan di perhotelan, tetapi terbatas pada kantor pusat atau back off the house, seperti akunting, marketing dan HRD. Sementara itu, operasional menggunakan pola lain.

Penggunaan pola 5-2 untuk perhotelan sering merugikan departemen operasional yang sewaktu-waktu butuh bantuan. Misalnya, HRD dibutuhkan jika ada kecelakaan kerja, butuh informasi tentang karyawan. Marketing yang libur hari Sabtu dan Minggu kadang diperlukan untuk menemui klien ketika breakfast. Banyak manfaat yang diperoleh karena bagaimanapun, marketing harus maintance tamu agar tetap setia berkunjung ke hotel.

Demikian pula dengan departemen akunting, jika dibutuhkan dana mendadak untuk menunjang operasional, sedangkan kebutuhan terjadi pada hari Sabtu, tentu akan merepotkan operasional hotel yang harus berjalan 24 jam selama seminggu. Dengan melihat beberap contoh di atas, kalau digunakan pola 5-2 kadang kurang cocok, setidaknya pola 6-1 lebih cocok karena hanya hari minggu tidak ada departemen supporting. Pada hari minggu, secara umum perkantoran juga tutup dan okupansi hotel rendah, kecuali untuk hotel tujuan wisata atau belanja. Sabtu-Minggu justru ramai.

Kelemahan lain penggunaan pola 5-2 dalam bisnis hotel modern adalah penggunaan tenaga yang terbatas. Karyawan dilatih multiskill sehingga setiap karyaan memiliki keterampilan tinggi. Dengan terbatasnya karyawan, tentu saja akan angat menyulitkan serta merepotkan pengaturan kerja karena banyak libur. Jelas dari uraian tersebut, pola 5-2 sulit diterapkan untuk operasional hotel dan hanya bisa dipakai untuk departemen supporting.

POLA 5-1

Pola 5-1 adalah karyawan wajib bekerja selama lima hari kerja dengan jam kerja delapan jam sehari dan setelah itu mendapatkan libur selama satu hari. Penggunaan pola ini tentu tidak cocok untuk departemen supporting karena pola hari liburnya tidak selalu jatuh di hari minggu. Konsekuensi demikian tentu tidak cocok untuk marketing yang harus selalu ada pada jam kerja kantor secara umum. Demikian juga dengan HRD dan akunting yang harus ada saat kantor lain buka seperti perbankan, depnaker, jaminan sosial, rumah sakit, vendor, dan sebagainya.

Pola ini juga memungkinkan adanya libur berbarengan antara hari Minggu dengan hari libur karyawan. Di sisi lain, pola ini memiliki keuntungan lain, yaitu tidak ada ekstra off karena karyawan selalu kerja 40 jam persis seperti apa yang diisyaratkan oleh peraturan perundangan, sebagaimana diatur dalam UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang mewajibkan karyawan bekerja selama 40 jam seminggu. Pola ini bisa dipraktikkan untuk departemen operasional.

Pola 5-1 yang digunakan untuk operasional hotel, jam liburnya tiap minggu selalu maju sehari. Jika minggu ini karyawan libur pada hari Selasa, maka besok akan libur pada hari Senin, minggu berikutnya hari Minggu, berikutnya hari Sabtu, dan seterusnya. Dengan begitu, karyawan bisa memperkirakan kapan dia akan libur. Pembuatan jadwal dengan pola 5-1 sangat mudah dan sederhana. Hanya saja, jika dikaitkan dengan kepentingan bisnis, tentu tidak mendukung sebab okupansinya jadi naik turun dan pick atau low tidak selalu terjadi di hari yang sama. Untuk hotel modern, pola ini banyak ditinggalkan karena jam kerja dituntun untuk dinamis.

POLA 6-1

Pola 6-1 adalah karyawan wajib kerja selama 6 hari berturut-turut, setelah itu akan mendapatkan libur selama 1 hari. Karena peraturan perundangan mewajibkan kerja 40 jam seminggu, maka jam kerja karyawan adalah 7 jam sehari untuk kerja pada hari pertama sampai pada hari kelima, sedangkan pada hari ke enam karyawan kerja selama 5  jam. Ketentuan perundangan pun terpenuhi, yaitu 40 jam seminggu karena perhitungannya :

  • Hari pertama sampai kelima 7 jam x 5 = 35 jam
  • Hari keenam 1 x 5 jam =   5 jam
  • Jumlah jam kerja seminggu = 40 jam

Dalam praktik kerja, lima jam di hari keenam tidak pernah ada, kecuali hotel sepi. Kebanyakan karyawan tetap kerja selama tujuh jam seperti hari pertama dan dan kelima. Tentu saja bekerja selama tujuh jam berarti ada kelebihan jam kerja, yaitu dua jam. Kelebihan jam kerja selama dua jam ini kalau dikumpulkan selama sebulan, berarti ada 2 x 4 = 8 (delapan) jam kerja. Artinya, sama dengan satu hari kerja. Kelebihan ini dalam praktik perhotelan diganti dengan satu hari libur. Inilah yang disebut dengan Day Pay ( DP). Dalam praktik juga sering disebut dengan Extra Off (EO). Walaupun peraturan perundangan mengharuskan perusahaan membayar uang lembur sesuai dengan ketentuan perundangan, praktik hotel tetap mengacu pada kebiasaan, yaitu mengganti dengan hari libur. Banyak pola kerja 5-1 atau 5-2 sekarang beralih ke pola 6-1.

Pola 6-1 kalau diterapkan secara konsisten tanpa variasi, akan menghasilkan hari libur yang tetap bagi karyawan. Jika karyawan libur hari Kamis, maka minggu depan juga hari Kamis, minggu berikutnya juga Kamis, dan seterusnya. Lalu, bagaimana dengan karyawan yang butuh hari libur pada hari lain? Praktik perhotelan memberi keleluasaan untuk mengambil hari libur dengan cara menukarkan di hari lain sesuai dengan kebutuhan karyawan juga kepentingan perusahaan atau hotel.

Kelebihan penggunaan pola ini adalah karyawan bisa menggabungkan hari libur nasional atau public holiday (PH) dengan hari off-nya sehingga karyawan bisa libur dua hari berturut-turut. Ini tentu saja menjadi menarik bagi karyawan. Perusahaan juga diuntungkan karena pengaturan hari libur bisa disesuaikan dengan kesibukan hotel. Jika hotel penuh atau ada event, maka libur digeser sehingga karyawan bisa masuk semua. Namun, saat hotel sepi (misalnya saat bulan Ramadhan), karyawan boleh mengambil hari libur sekaligus cuti.

Jika karyawan bekerja pada hari libur nasional, yang bersangkutan tidak akan kehilangan libur nasioanlnya. Hanya digeser hari liburnya ke hari lain dengan jumlah yang sama dengan jumlah hari libur tersebut. Misalnya, tanggal 17 Agustus jatuh pada hari Jumat, dan saat itu karyawan bekerja, maka hak atas hari libur  tetap ada dan bisa dinikmati pada hari Senin, Selasa atau Rabu. Persepsi selama ini sering keliru. Karyawan yang bekerja pada Hari Raya Nasional diberikan penggantian dua hari kerja. Persepsi ini terjadi karena salah mengartikan penggantian upah lembur menjadi hari libur.

PENGATURAN KERJA

Dalam rangka mencapai hasil terbaik, disusunlah jadwal kerja karyawan dengan apa yang disebut dengan roster. Dalam roster diuraikan jam masuk dan pulang karyawan setiap harinya. Demikian pula dengan libur serta day off masing-masing karyawan dirinci dalam roster yang berlaku setiap minggu.

Pengaturan kerja ini disesuaikan dengan aktivitas hotel, seperti prediksi okupansi, event, yang mengacu pada target bulanan. Pengaturan kerja dibuat tiap departemen karena sifat pekerjaan dan agenda bisa berbeda antara departemen satu dengan yang lain. Setiap minggu sekali pasti telah dikeluarkan forecast occupancy (tingkat hunian) dan event yang ada. Umumnya, praktik agenda itu muncul setiap hari Rabu.

Dengan dibuatnya roster ini, setiap karyawan wajib melihat jadwal kerja yang harus dilakukan. Dengan melihat roster ini, karyawan akan tahu kapan mereka libur dan jam mereka harus masuk besok, lusa dan seterusnya.

Maka, jelas bahwa roster sangat penting dan penyusunannya harus benar. Penyusunan roster harus mengacu ketentuan perundangan juga Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama. Ketentuan perundangan da pembuatan roster yang perlu diperhatikan, sbb :

  • Setiap karyawan yang telah bekerja selama 40 jam berhak atas waktu istirahat satu hari (Undang-undang).
  • Dalam perundangan dikatakan berhak dan perusahaan memberikan hak itu dengan cara di catat pada kolom DP, sedangkan pelaksanaan atau pengambilan hak itu kapan, tergantung dari kondisi perusahaan. Misalnya, saat hotel sepi.
  • Jika hari libur resmi karyawan bekerja, maka diganti sesuai dengan jumlah hari libur saja, bukan dikalikan 2. Misalnya, tanggal 17 Agustus libur dan karyawan diminta untuk bekerja, maka diganti dengan 1 hari, bukan dengan 2 hari libur.
  • Bila pada hari libur resmi (misalnya 17 Agustus) karyawan kena off, maka itu adalah resiko kerja. Sedangkan jika hari libur resmi jatuh pada hari biasa (kerja) dan perusahaan memberikan ganti kepada karyawan, itu adalah resiko bisnis. Artinya, hari libur itu diganti sehingga karyawan tidak dirugikan.

Perlu diperhatikan dengan seksama perkiraan tingkat huni (forecast occupancy) yang merupakan persentase tingkat hunian hotel. Perkiraan ini penting untuk menentukan jam masuk. Dari sini akan keluar jumlah karyawan yang masuk pada hari yang ditentukan. Jadi, karyawan bisa saja tidak masuk setiap hari karena memang pekerjaan sedang kosong.

Pengaturan jam masuk sangat penting karena di departemen Food and Beverages bisa diperkirakan jam berapa sibuk dan jam berapa kosong. Dengan melihat pola itu, jam kerja karyawan bisa diatur. Sebagai contoh, jam sibuk antara pukul 06.00 sampai pukul 10.00. Tidak semua karyawan Food and Beverages harus masuk pukul 06.00 karena kenyataan tamu breakfast juga bergelombang. Pengaturan jam masuk juga bisa bergelombang. Sebagian karyawan masuk pukul 05.30, sebagian masuk pukul 06.00, sebagian lagi pukul 07.00. Tentu saja perbedaan masuk kerja ini juga memengaruhi jam pulang kerja.

Pertanyaannya, lalu apakah karyawan kerja secara terus meneus selama tujuh jam kerja? Sangat tergantung dari aktivitas hotel. Kalau setelah breakfast hotel sepi, karyawan diminta pulang dan datang sore atau malam hari ketika hotel ramai. Inilah arti penting mencatat waktu kerja karyawan dalam sehari dan diakumulasikan dalam seminggu apakah genap atau kurang dari 40 jam.

Karyawan yang diminta datang pagi dan bekerja 3-4 jam lalu pulang, kemudian sore atau malam saat dinner datang lagi dan bekerja selama 3-4 jam disebut dengan kerja split shift. Karena karyawan berangkat dan pulang kerja dua kali dalam sehari, maka uang transport juga diberikan dua kali. Apakah hotel tidak rugi dengan membayar dua kali uang transport? Sepintas tampak rugi, tetapi dengan pengaturan split shift ini perusahaan tidak perlu menambah karyawan. Jumlah karyawan jadi terbatas. Pembayaran uang transport dua kali menjadi tidak berarti dibandingkan biaya karyawan jika hotel harus menambah tenaga.

Atur waktu ketja saat makan di EDR. Maksdunya, saat masuk dengan pulang sebaiknya diperhatikan. Sebelum masuk, makan dulu atau pulang langsung makan. Jangan sampai di tengah kerja staf makan. Ini akan mengurangi jam kerja. Misalnya, split shift pukul 11.00-15.00, perusahaan akan kehilangan waktu istirahat (makan).

Dalam mengatur hari libur, karyawan juga perlu memerhatikan beberapa hal agar pengaturan bisa berjalan dengan baik, tetapi karyawan tidak dirugikan. Kepentingan perusahaan pun bisa terpenuhi, yaitu dengan menggunakan pedoman antara lain :

  • Penggunaan DW tetapi penggunaan ini harus dengan persetujuan GM.
  • Penggunaan split harus pada saat sepi.
  • Optimalkan staff lain untuk bagian service.
  • Perhatikan biaya untuk uniform, administrasi, locker dan EDR.
  • Bila sepi, yang kerja adalah staff yang ada dan pimpinan.

Maksud penggunaan Daily Worker (DW) adalah agar karyawan, terutama departemen head tidak dengan mudah diminta tenaganya, baik dengan status kontrak maupun tenaga permanen. Penggunaan kedua tenaga itu harus selektif. Tidak bisa sembarang diminta. Kalau hanya untuk mengerjakan pekerjaan fisik dan bukan strategis, apalagi sifatnya temporer, seharusnya status tenaga DW yang diutamakan. Penggunaan ini akan menghemat biaya dan pengaturannya jauh lebih mudah.

Penggunaan split shift ketika hotel sepi atau waktu dan jam kerja bisa diatur, akan sangat menguntungkan hotel karena lebih efektif. Memang pengaturan ini perlu keterampilan dari supervisor juga departemen head yang bersangkutan dalam memainkan jam dan hari kerja.

Mengoptimalkan karyawan juga diperlukan. Kalau memang Food and Beverages Service keteteran, bisa minta bagian lain seperti Akunting, HRD, Marketing untuk ikut melayani tamu pada jam-jam sibuk. Bantuan ini artinya, tidak perlu cost dan tidak perlu menambah karyawan. Demikian juga bagi karyawan, diuntungkan dengan tambahan keterampilan serta peningkatan uang service.

Bila terpaksa harus menggunakan tenaga bantuan dari luar, perlu memerhatikan biaya yang menyertai, seperti uang makan, uniform, kelengkapan di loker, dan sebagainya. Sarana yang kurang lengkap harus ditambah agar karyawan bisa menjalankan pekerjaan dengan baik. Penambahan karyawan harus dimulai dari DW.

Jika hotel sangat sepi, seluruh pimpinan dikerahkan untuk kerja di service, termasuk General Manager. Pola demikian akan sangat membatasi jumlah karyawan dan biaya yang menyertai. Pimpinan yang ikut kerja akan sangat positif mengingat Indonesia menganut pola panutan. Pimpinan yang terjun langsung dan piawai mengerjakan sesuatu akan menjadi contoh yang baik.

  1. PEREMPUAN KERJA MALAM

Peraturan perundangan tidak membedakan jam kerja antara karyawan perempuan dengan pria. Semua memiliki kewajiban untuk bekerja selama 40 jam seminggu. Hari kerja serta jam kerja yang dilakukan juga tidak dibedakan sehingga perempuan juga dimungkinkan untuk kerja malam. Namun dalam beberapa hal pekerja perempuan dilindungi oleh ketentuan perundangan dari tata susila serta keamanan dan keselamatan.

Peraturan perundangan, dalam hal ini Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. 224/Men/2003 tentang Kewajiban Pengusaha yang Mempekerjakan Pekerja Perempuan Antara Pukul 23.00 Sampai Dengan 07.00 mewajibkan melakukan beberapa tindakan yang sifatnya wajib, yaitu :

  • Memberikan makanan dan minuma bergizi.
  • Menjaga kesusilaan dan keamanaan selama di tempat kerja.
  • Pengusaha wajib menyediakan angkutan antar jemput bagi pekerja perempuan yang berangkat dan pulang kerja antara pukul 23.00 s/d 05.00
  • Menyediakan petugas keamanan di tempat kerja.
  • Menyediakan kamar mandi/wc yang layak dengan penerangan yang memadai serta terpisah dengan pekerja/karyawan laki-laki.

Menyikapi hal tersebut, maka perlu dilakukan pengaturan jam kerja. Misalnya, bagi karyawan perempuan masuk kerja mulai pukul 06.00 pulang  pukul 14.00 untuk shift I. Jam kerja berikutnya adalah shift II dengan pengaturan masuk kerja pukul 14.00 pulang pukul 22.00. Dengan pengaturan demikian, pengusaha/hotel terhindar dari kewajiban melakukan antar jemputan karyawan. Hal ini karena pengadaan kendaraan juga bisaya sendiri yang merupakan fixed cost tidaklah murah.

KESEPAKATAN DALAM MEMBAGI UANG SERVICE

Uang servcie adalah sejumlah uang yang diberikan oleh tamu kepada karyawan melalui manajemen hotel. Uang tersebut adalah milik karyawan, bukan milik hotel. Oleh sebab itu, tidak dibenarkan manajemen menahan pemberian tamu kepada karyawan. Hanya saja, perlu dipertimbangkan bahwa kadang karyawan satu dengan yang lain iri mengingat ada saja karyawan yang malas kerja, sering terlambat, pulang lebih awal, banyak izin dan seterusnya, yang menyebabkan karyawan lain menggugat : “Mengapa uang service diberikan kepada merekayang malas?”.

Sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. 02 tahun 1999 tentang Uang Service, memang semua karyawan yang telah memiliki masa kerja tiga bulan berhak atas uang service. Namun, jika ada karyawan yang malas, tentu saja harus dipikirkan bagaimana agar karyawan yang rajin tidak dirugikan. Mengapa antara karyawan yang rajin dan malas diberikan sama? Ini pokok pikiran atau gugatan sebagai kontra argumen terhadap ketentuan perundangan yang ada.

Dalam menyikapi masalah perundangan, ambil juga aturan hukum yang bisa memberi celah kepada aturan yang telah ditetapkan dalam Permenaker 02 tahun 1999. Dalam hukum perdata, dikenal ada azas kebebasan berkontrak. Para pihak yag bersepakat bisa membuat aturan main tentang uaag service. Khususnya, hal-hal yang bersifat mengatur  secara teknis. Dasar ini tentu saja bisa dipakai untuk membongkar aturan hukum yang ada karena dalam azas tersebut secara tegas disebutkan bahwa kesepakatan atau janji berlaku sebagai hukum bagi mereka yang berjanji. Ini yang sering dikenal dengan Pacta Sunt Servanda. Janji harus ditepati oleh para pihak yang sepakat.

Bila banyak karyawan yang malas, buatlah aturan yang mengajak mereka untuk bekerja lebih giat seperti karyawan lain. Perjanjian atau kesepakatan ini bisa dilakukan oleh semua karyawan baik melalui manajemen maupun nelalui serikta kerja. Kesepakatan juga bisa dilakukan antar karyawan yang dibuat secara tertulis tentang aturan main pembagian uang service agar diperhatikan unsur kerajinan karyawan.

Sebagai contoh. Jika ada karyawan yang terlambat masuk kerja, maka uang service akan dipotong sekian rupiah sesuai dengan kesepakatan bersama. Penghitungan sesuai dengan aturan yang disepakati. Terlambat 5 menit dalam sebulan tentu berbeda dengan terlambat selama 80 menit. Aturan pemotongan diserahkan kepada kesepakatan, sedangkan pemotongannya melalui perusahaan/manajemen.

UNIFORM

Persaingan usaha perusahaan dari waktu ke waktu semakin ketat dibandingkan dengan waktu-waktu sebelumnya. Masing-masing perusahaan saling belomban menampilkan jati diri, mulai dari bangunan, desain interior-eksterior, sampai penampilan karyawannya. Suatu perusahaan membuat pakaian seragam (uniform) sebagai salah satu simbol korporat dan membuat karyawan yang memakainya merasa bangga bekerja di perusahaan tersebut. Oleh karena itu, perusahaan membuat uniform selain meningkatkan penampilan seluruh karyawannya, juga untuk meningkatkan citra perusahaan di mata masyarakat. Tentu saja dengan memakai uniform, karyawan akan merasa nyaman dan lebih percaya diri.

Uniform juga sebagai sarana yang membedakan suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis. Karyawan yang mengenakan pakaian seragam diharapkan mampu membawa diri dalam bersikap, profesional dalam melayani tamu; merasa confidence dan mencerminkan nilai-nilai luhur perusahaan. Dengan seragam ini, setiap karyawan harus merasa sebagai bagian dari sebuah keluarga besar perusahaan yang memiliki visi misi yang sama, tidak ada pembedaan dalam sebuah keluarga besar.

Ciri atau identitas diri yang diwujudkan dalam uniform perlu dipertahankan. Apalagi, uniform yang dikenakan sangat sesuai dengan tema hotel. Warna yang menarik, asesori yang bagus, model yang menawan, tentu merupakan paduan yang sangat elok. Apalagi bila dikenakan oleh orang yang tepat, mereka yang melihat akan senang. Tamu yang dilayani juga pasti lebih merasa nyaman dnegan segala keramahan karyawan.

TUJUAN UNIFORM

Tujuan diberikan seragam tidak sekadar hanya menunjukkan hal atau sesuatu yang berbeda dengan perusahaan lain, tetapi sekaligus memberi spirit kepada karyawan juga memberi motivasi kepada karyawan agar memiliki semangat serta kebersamaan dalam mewujudkan visi misi perusahaan. Seragam yang dikenakan karyawan juga menunjukkan citra perusahaan.

TATA CARA PEMBUATAN

Uniform mempunyai arti penting bagi perusahaan, yaitu saat pertama kali tamu bertamu, mereka psati melihat uniform karyawan. Uniform juga cerminan dari perusahaan. Kalau yang dipakai kusut, kusam, atau bau, tentu perusahaan atau hotel juga jadi ikut kurang terawat. Untuk itulah, sisi uniform jangan dianggap sepele. Perlu diperhatikan sejak pembuatan, model/desain, dan hal lain yang menyertai. Pengadaan uniform tentunya harus disesuaikan dengan tema tempat karyawan bekerja. Pewarnaan, tingkat kesulitan yang mungkin ada, kepentingan tertentu, keamanan dan kenyamanan kerja, mobilitas dan aspek lain juga perlu di pertimbangkan. Jadi, uniform tidak sekadar model, tetapi harus dibuat berdasarakan analisa kebutuhan yang akurat.

Pertimbangan pembuatan uniform tentu telah dimiliki oleh mereka yang memang ahli di bidangnya. Dalam hal ini adalah para desainer dan taylor yang handal sehingga apa yang telah dirancang akan dikerjakan oleh orang ahli dengan baik. Jadi, model bagus, jahitan sempurna, nyaman dipakai, enak dilihat, serta tahan lama karena kuat. Tidak kalah penting adalah pemilihan bahan yang akan digunakan. Bahan yang cocok untuk seksi atau departemen tertentu mungkin berbeda dengan seksi tertentu. Hal ini mungkin karea sifat pekerjaan, alam yang memengaruhi, temperatur tempat kerja dan hal lain yang bisa memengaruhi.

Secara garis besar, tatacara pembuatan uniform diatur sesuai dengan ketentuan perusahaan juga mempertimbangkan kemampuan finansial perusahaan. Namun, secara umum yang berlaku adalah, sbb :

  • Bagi karyawan baru/trainee, bagian HRD unit perusahaan menginformasikan kepada bagian houskeeping untuk mempersiapkan seragam yang dibutuhkan. Bagian housekeeping bertanggung jawab atas pengadaan, pendistribusian dan administrasi pakaian kerja.
  • Berdasarkan permintaan tersebut, bagian housekeeping menyiapkan dan menyediakan pakaian yang diperlukan.
  • Bagi karyawan lama, pembagian pakaian kerja dilakukan dengan cara :
  • Tahun pergantian uniform Frontliner, khususnya sekian tahun sekali atau sesuai kebutuhan, tetapi jika sebelum waktunya sudah lusuh/kumal, maka akan segera diganti.
  • Untuk backoffice, desain dan pembuatan pakaian seragam (uniform) dapat ditentukan oleh unit perusahaan atau meminta ke kantor pusat (jika ada kantor pusat atau chain hotel).
  • Bagian housekeeping meminta ke HRD untuk dibuatkan desain baru bila ada perusahaan outlet-outlet tertentu di unit perusahaan atau re-design.
  • Bagian housekeeping menginformasikan kepada bagian HRD mengenai rencana pembagian pakaian kerja tahunan dan daftar karyawan yang berhak mendapatkan pakaian kerja.
  • Berdasarkan daftar tersebut, bagian housekeeping membuat jadwal pembagian dan menginformasikan kepada seluruh karyawan mengenai teknis pelaksanaannya.
  • Bagian HRD unit perusahaan akan meminta ke HRD kantor pusat, yang akan meneruskannya ke designer yang ditunjuk untuk dibuatkan uniform.
  • Pada setiap penyusunan Anggaran Tahunan, Executive Housekeeper memberitahukan kebutuhan biaya untuk tahun mendatang kepada Accountin Manager.
  • Bila karyawan berhenti bekerja, maka pakaian kerja yang teka diberikan harus diserahkan kembali kepada bagian housekeeping.
  • Bagi karyawan baru/trainee, pakaian kerja diberikan pada hari pertama masuk bekerja.
  • Prosedur pembagian tahunan diatur sendiri oleh masing-masing unit perusahaan sesuai dengan kondisi perusahaan.

PEMAKAIAN UNIFORM

Uniform dibagikan kepada seluruh karyawan hotel tanpa kecuali. Ha l ini karena perusahaan memandang seluruh karyawan adalah cermin perusahaan. Semua harus diperlakukan sama dan memliki kewajiban yang sama pula. Secara umum, ketentuan pemakaian diatur, sbb :

  • Setiap karyawan mewakili setiap unit perusahaan masing-masing kepada tamu. Oleh karena itu, setiap karyawan akan diberikan seragam ketika mulai bekerja.
  • Semua seragam di cuci di perusahaan, maka tidak ada alasan untuk tidak berpenampilan bersih dan rapi setiap saat. Seragam kotor harus dikembalikan ke tempat pakaian (bagian Linen) sebelum mengambil uniform yang bersih.
  • Seragam harus selalu bersih dan rapi. Hindari pemakaian seragam yang bernoda, garis pakaian yang tidak beraturan, kancing yang terlepas, lusuh dan sobek. Laporkan setiap perbaikan yang dibutuhkan seragam kepada bagian Linen.
  • Tidak diperkenankan untuk menulis atau memberi tanda apa pun pada masing-masing seragam.
  • Pemakaian pakaian dalam dengan warna mencolok sehingga terliat dari luar juga tidak diperkenankan.
  • Seragam tidak diperkenankan dipakai diluar perusahaan, kecuali untuk tujuan bisnis atas nama perusahaan.

ANGGARAN UNIFORM

Jumlah seragam yang harus diberikan kepada setiap karyawan tentu harus diatur sedemikian rupa sehhingga penampilan mereka secara konsisten baik, tentu saja tetap mengingat anggaran belanja perusahaan. Anggaran jangan sampai berlebihan atau justru mengalahkan kepentingan lain yang lebih urgent. Bukan berarti uniform tidak penting, tetapi kadang ada hotel yang memberikan seragam kepada karyawan secara berlebihan sementara di sisi lain ada kepentingan yang perlu dana cukup besar. Misalnya, biaya maintenance peralatan kerja atau service berkala yang dilupakan. Ini satu hal yang kurang bagus karena kendati service bisa ditunda, langkah bahaya jika selalu dilakukan karena peralatan peru penanganan khusus yang kalau dibiarkan bisa berakibat fatal, seperti kerusakan total yang butuh biaya besar untuk perbaikan. Inilah yang serig dilakukan manager hotel. Untuk itulah, dalam pemberian seragam perlu diatur ketentuan, sbb :

  1. Pakaian yang diberikan untuk :
  • GM, Dept. Head/Asst Head : 2 stel jas dan celana panjang/rok (jika wanita), dasi.
  • Staff : 3 stel jas/blazer, kemeja dan celana panjang/rok dan dasi.
  • Trainee, Casual/DW : 3 stel uniform yang lama.
  • Job training : 2 buah rompi.
  1. Setiap karyawan yang diberi uniform, wajib memakainya sesuai dengan peraturan yang telah di tentukan.
  2. Jadwal pemakaian seragam bagi seluruh karyawan adalah setiap hari kerja.
  3. Karyawan wajib menjaga dan memelihara pakaian seragam agar awet, bersih dan rapi.
  4. Karyawan yang tidak menggunakan pakaian seragam sesuai jadwal akan dikenakan sanksi berupa Surat Peringatan.

 

TATA CARA PENGAMBILAN UNIFORM

Seragam kotor dan bersih harus diperlakukan sedemikian rupa sehingga tidak tercampur. Perlakuan yang baik tentu akan menambah usia seragam, yang akhirnya tentu akan meningkatkan laba perusahaan karena dari sisi kerusakan serta penggantian seragam bisa dikendalikan dengan baik. Ketentuan tentang pengambilan seragam ditentukan, sbb :

  • Setiap seragam tertulis nama karyawan tetap masing-masing untuk menghindari pemakaian seragam milik karyawan lain.
  • Seragam yang kotor dikembalikan ke bagian linen dan ditukar dengan yang bersih. Apabila tidak sesuai dengan yang dikembalikan atau tidak lengkap, yang kotor jangan dikembalikan ke bagian linen atau di simpan di loker, tetapi laporkan ke atasan agar hilangnya seragam tersebut dapat terkontrol.
  • Seragam yang hilang karena kelalaian atau pemakaian secara serampangan sehingga tidak dapat digunakan lagi, akan dikenakan biaya kepada karyawan yang bersangkutan dengan harga yang berlaku pada saat itu.
  • Kerusakan dan kehilangan seragam yang ditimbulkan karena kelalaian proses pencucian maupun kelalaian petugas laundry/linen, akan dikenakan sanksi kepaada Departemen Laundry/Linen untuk menggantikan seragam tersebut dengan harga yang berlaku pada saat itu.
  • Pengaturan waktu penyerahan dan pengambilan dari jam ... s/d ......
  • Apabila cuti besar atau hamil, seragam tidak di perkenankan disimpan di dalam loker baik kotor maupun bersih, tetapi dikembalikan ke bagian Linen dan dicatat pada log book atau form yang dikeluarkan oleh Departemen Laundry.

PENGGANTIAN UNIFORM

Ketika uniform terlihat usang, benang mulai lepas atau putus, warna kusam dan tidak menarik lagi, uniform perlu diganti agar tetap mencerminkan konsep hotel serta membuat pemakainya percaya diri. Dalam rangka menjaga agar uniform tetap terlihat cerah, perlu dijaga pamakaian, perawatan, pencucian, seterika, penyimpanan dan sebagainya. Selama proses tersebut dilakukan dengan baik, tentu uniform akan awet dan tahan lama.

Housekeeping bisa melakukan pemeriksaan terhadap uniform yang sudah kurang pantas untuk segera diganti, mulai dari lepas kancing, benang putus sampai pada kerusakan yang paling parah. Dalam keadaan tertentu, dan sudah tidak bisa digunakan lagi, segera lakukan penggantian secara bertahap dari anggaran operasional. Ini akan terasa lebih ringan daripada menggantinya sekaligus. Di samping biaya mahal, juga butuh waktu lama. Lain soal jika konsep hotel berubah,maka uniformnya juga berubah. Kalau ini yang terjadi, secara serentak uniform harus diganti total.

 

UNIFORM SHOES/SEPATU SERAGAM

Sepatu seragam perlu diadakan agar penampilan karyawan semakin lengkap dan sesuai dengan tema serta kebutuhan kerja. Ini penting karena kebutuhan sepatu kerja antara bagian security pasti berbeda dengan sales, demikian juga antara staff di housekeeping akan berbeda dengan yang di tempatkan kitchen. Ketentuan yang umum berlaku di perusahaan antara lain :

  • Sepatu seragam diberikan (sekian) tahun sekali.
  • Sepatu yang melebihi kurun waktu tersebut tetapi masih layak pakai akan menjadi hak milik penuh karyawan.
  • Setiap karyawan diwajibkan menjaga, menyemir, membersihkan dan memberikan tampilan prima sepatu seragam sesuai dengan penampilan pakaian seragam.
  • Tidak diperkenankan memakaisepatu bebas, kecuali sepatu hilang dan dalam proses pembelian atau rusak dalam proses perbaikan dengan model yang tidak mencolok/menghasilkan keselamatan kerja.

 

KARTU TANDA PENGENAL (Name Tag)

Berikut ini ketentuan tentang penggunaan name tag yang umum berlaku di perusahaan yang bergerak di bidang hotel, restoran atau jasa lain. Penggunaan nametag itu wajib dan bila dilanggar, akan dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan dalam peraturan perusahaan atau house rule. Secara umum, nametag dikenakan di sisi kanan atas dan harus terlihat dengan jelas. Bentuk dan jenis  bahan yang digunakan ditentukan dengan tema hotel.

Apabila Kartu Tanda Pengenal (KTP) hilang, karyawan wajib lapor kepada HRD Departemen untuk mendapatakan penggantian  Kartu Tanda Pengenal yang baru. Penggantian  tersebut kana dikenakan biaya pembuatan yang besarnya di tentukan leh perusahaan.

PENUCIAN UNIFORM

Dalam praktik di banyak hotel, pencucian uniform dilakukan oleh hotel. Baik secara internal, dilakukan oleh laundry maupun diserahkan kepada pihak ketiga. Tentu saja hal ini dimaksudkan agar kualitas laundry tetap terjaga. Hanya saja, ada beberap hotel yang mencoba mencari terobosan untuk penghematan, yaitu dengan menyerahkan pencucian uniform keada karyawan pemakai. Salah satu pertimbangan yang ditekankan adalah biaya laundry bisa dihemat. Apalagi, kalau pengerjaan dilakukan oleh pihak ketiga.

Pencucian yang dilakukan oleh karyawan tentu saja membebani biaya hidup. Mereka butuh sabun, listrik untuk setrika, waktu, dan sebagainya. Atas jerih payah dan pertimbangan biaya yang dikeluarkan, maka perusahaan/hotel bisa memberikan subsidi uang sabun untuk karyawan yang membawa pulang uniform untuk dicuci. Besaran atau nilai rupiah tergantung dari kebijakan manajemen. Pemberian subsidi disatukan dengan pemberian gaji karyawan.

Dalam menyikapi kebijakan manajemen untuk menyerahkan pencucian uniform kepada karyawan, tentu saja perusahaa/hotel sangat diuntungkan karena pasti terjadi penurunan biaya laundry. Perhitungan ini tentu saja hanya sesaat karena kebijakan ini akan membawa konsekuensi lain yang mungkin tidak diperhitungkan. Dampak dari pencucian yang dilakukan oleh karyawan tentu akan menghasilkan tingkat kebersihan yang berbeda. Tidak mungkin hasil cucian sekian ratus orang menghasilkan kulaitas yang sama. Demikian juga dengan kelicinan hasil pressing. Pasti tidak sama.

Risiko yang harus ditanggung manajemen adalah tingkat perawatan uniform yang mungkin tidak seragam, ada yang awet ada yang cepat rusak. Mungkin ada yang masih kusut, tetapi dipakai. Pengharum yang dipakai juga bisa berbagai macam parfum, ini jadi tidak seragam. Bahkan ada yang sangat menyengat, ada pula yang lembut. Subsidi sabun tidak membawa perbaikan dan penghematan, tetapi justru bisa jadi sumber masalah. Seragam jadi tidak seragam karena kualitas pencucian serta pressing yang beragam. Ini kerugian yang akan diperoleh manajemen. Belum lagi kalau uniform dibawa pulang dan kehujanan atau melipatnya tidak sempurna, tentu membawa masalah lain. Ini tidak bagus.

 

sumber : Dahsyatnya pengelolaan sumber daya manusia dalam bisnis Perhotelan

  

Tambahkan Komentar